REGLES CONCERNANT L’ETABLISSEMENT DES BUREAUX REGIONAUX [1]
Bureaux régionaux du Bureau Permanent
1) Les Bureaux régionaux font parties du Bureau Permanent. Ils sont établis pour renforcer le caractère inclusif de la HCCH et accroître la visibilité, les capacités et la pertinence de la HCCH au sein d’une région. Les Bureaux régionaux soutiennent les activités du Bureau Permanent et entreprennent des efforts ciblés afin de faire participer aux travaux de la HCCH les régions qu’ils représentent. Ils fournissent notamment à ces régions des services et une assistance post-conventionnels efficaces et adaptés à leurs besoins. Les Bureaux régionaux peuvent être de nature permanente ou temporaire.
2) Les Bureaux régionaux sont établis exclusivement conformément aux présentes règles, qui ne s’appliquent pas rétroactivement aux Bureaux régionaux déjà existants.
Proposition visant à établir un Bureau régional du Bureau Permanent
3) Un État membre peut soumettre au Conseil sur les affaires générales et la politique (CAGP) une proposition visant à établir un bureau régional. Cette proposition doit inclure :
a. un programme de travail général pour le Bureau régional proposé, notamment les objectifs et les résultats mesurables. Le programme de travail doit être adapté afin de contribuer de manière efficace à :
i. promouvoir l’universalité et l’intégration de la HCCH ;
ii. promouvoir les instruments de la HCCH dans la région ;
iii. mettre en œuvre les instruments de la HCCH, et assurer leur bon fonctionnement, dans la région ;
iv. soutenir les activités générales du Bureau Permanent ; et
v. favoriser toute autre activité pouvant bénéficier à la HCCH dans la région.
b. une explication des raisons pour lesquelles le Bureau régional proposé est bien adapté, notamment en comparaison avec d’autres options possibles, pour atteindre les objectifs et les résultats mesurables énoncés dans la proposition ;
c. une attestation selon laquelle le Bureau régional proposé fait partie du BP et que son personnel relève exclusivement du Secrétaire général de la HCCH et est soumis à ses directives ; et
d. un engagement selon lequel l’ensemble du fonctionnement du Bureau régional proposé – y compris les coûts de personnel, de logement et d’équipement, ainsi que les frais de déplacement – sera financé par l’État qui fait la proposition, au moins jusqu’à ce que le CAGP décide de poursuivre l’activité du Bureau régional proposé (Clause 8), ainsi qu’une explication des sources de financement.
e. une explication concernant le statut du personnel du Bureau régional proposé ainsi que toute autre information pertinente concernant les privilèges, les immunités et les taxes.
Examen de la proposition par le Conseil sur les affaires générales et la politique
4) Lorsqu’elle est soumise dans les délais, le CAGP examine la proposition ainsi que les autres options qui pourraient permettre de remplir les objectifs et les résultats mesurables énoncés dans la proposition, et décide si le Bureau régional proposé peut être établi dans l’État membre. La décision doit préciser une période de fonctionnement continue du Bureau régional proposé à la suite de laquelle le CAGP examinera les performances du Bureau régional établi (évaluation des performances).
5) La décision du CAGP doit être reflétée dans les Conclusions et Décisions (C&D) de sa réunion.
Évaluation de la poursuite des activités du Bureau régional par le Conseil sur les affaires générales et la politique
6) Le Bureau régional soumet au CGAP un rapport annuel qui détaille les principales activités du Bureau régional établi et les résultats et réalisations pertinents, ainsi qu’un aperçu des aspects financiers de ses opérations passées. Le Secrétaire général suivra la préparation et la présentation de ce rapport annuel.
7) Le CAGP doit procéder à une évaluation des performances du Bureau régional et préparer un rapport de cette évaluation (rapport d’évaluation). Le rapport d’évaluation devrait comprendre toute information financière pour la période à l’étude, ainsi que les objectifs et résultats mesurables proposés et les projections de coûts pour la poursuite des activités du Bureau régional. Le CAGP peut décider d’évaluer le Bureau régional établi à tout moment, mais au plus tard 5 ans après l’établissement de celui-ci.
8) Sur la base du rapport d’évaluation, le CAGP décide de savoir s’il faut poursuivre l’activité du Bureau régional et, le cas échéant, dans quelles conditions le Bureau régional continuera à fonctionner. Le CAGP peut décider d’approuver la poursuite des activités du Bureau régional établi sous réserve du maintien de la contribution financière de l’État membre qui a proposé et accueilli ledit Bureau régional.
9) Les décisions du CAGP doivent être reflétées dans ses Conclusions et Décisions. Les coûts à engager par la HCCH pour la poursuite des activités ne peuvent être approuvés que par le Conseil des Représentants diplomatiques.
[1] Le présent Règlement a été élaboré par un Groupe de travail avant d’être approuvé par les États membres lors du CAGP de 2020. Le Règlement est entré en vigueur le 6 mars 2020.