REGLAS SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE OFICINAS REGIONALES [1]
Oficinas Regionales de la Oficina Permanente
1) Las Oficinas Regionales forman parte de la Oficina Permanente. Se establecen para reforzar la inclusividad de la HCCH e incrementar su visibilidad, capacidad y relevancia en una región. Apoyan las actividades de la Oficina Permanente y realizan gestiones encaminadas a incluir en el trabajo de la HCCH a las regiones que las que trabajan. En particular, prestan servicios y asistencia pos-Convenio a esas regiones, de manera eficaz y eficiente y en función de sus necesidades. Pueden ser de naturaleza permanente o temporaria.
2) Las Oficinas Regionales se establecerán en conformidad con estas Reglas, que no se aplican retroactivamente a las Oficinas Regionales ya existentes.
Propuesta para la creación de una Oficina Regional de la Oficina Permanente
3) Un Estado miembro puede presentar al Consejo de Asuntos Generales y Política (CAGP) una propuesta para establecer una Oficina Regional. La propuesta debe incluir lo siguiente:
a. un programa general de trabajo para la Oficina Regional propuesta, en el que se indiquen objetivos, metas y resultados mensurables. El programa de trabajo debe estar concebido para ayudar, de forma eficiente y eficaz, a lo siguiente:
i. promover la universalidad e inclusividad de la HCCH;
ii. promover los instrumentos de la HCCH en la región;
iii. implementar los instrumentos de la HCCH y velar por su buen funcionamiento en la región;
iv. apoyar las actividades generales de la Oficina Permanente; y
v. otras actividades que pueden ser beneficiosas para la HCCH en la región.
b. una explicación de por qué la Oficina Regional propuesta es idónea para lograr los objetivos, metas y resultados mensurables expuestos en la propuesta, en particular en comparación con otras posibles opciones;
c. un reconocimiento de que la Oficina Regional propuesta forma parte de la Oficina Permanente y de que su personal rinde cuentas exclusivamente ante el Secretario General de la HCCH y está sujeto a sus directivas;
d. un compromiso de que la totalidad del funcionamiento de la Oficina Regional propuesta ―p. ej., los costos del personal, alojamiento y equipos, así como los viajes― será financiado por el Estado proponente, al menos hasta que el CAGP decida si continuar con el funcionamiento de la Oficina Regional propuesta (cláusula 8), así como una explicación de las fuentes de financiación..
e. una explicación sobre el estatus del personal de Oficina Regional propuesta, así como también otra información relevante acerca de los privilegios, inmunidades e impuestos.
Consideración de la propuesta por el Consejo de Asuntos Generales y Política
4) Una vez que se presenta la propuesta dentro del plazo estipulado, el CAGP la considera ―así como opciones alternativas que puedan lograr los objetivos, metas y resultados mensurables expuestos en la misma―, y decide si puede establecerse la Oficina Regional propuesta a en el Estado miembro. En la decisión debe especificarse un período de funcionamiento continuo de la Oficina Regional propuesta, luego del cual el CAGP examinará su desempeño (evaluación del funcionamiento).
5) La decisión del CAGP debe reflejarse en las Conclusiones y Decisiones (CyD) de su reunión.
Evaluación y consideración del funcionamiento continuo de la Oficina Regional por el Consejo de Asuntos Generales y Política
6) La Oficina Regional presenta al CAGP un informe anual donde se detallan sus actividades principales, los resultados y los logros alcanzados, así como un resumen de los aspectos financieros de sus operaciones anteriores. El Secretario General supervisará la preparación y la presentación de este informe anual.
7) El CAGP realizará una evaluación del funcionamiento de la Oficina Regional y preparará un informe al respecto (informe de la evaluación). Dicho informe deberá incluir la información financiera del período en cuestión, así como los objetivos propuestos, las metas, los resultados mensurables y las proyecciones de costos para el funcionamiento de la Oficina Regional. El CAGP puede decidir evaluar a la Oficina Regional establecida en cualquier momento, pero a más tardar 5 años después de su establecimiento.
8) Sobre la base del informe de la evaluación, el CAGP decidirá si continúa el funcionamiento de la Oficina Regional y, en caso afirmativo, en qué condiciones. El CAGP puede decidir aprobar la continuación del funcionamiento de la Oficina Regional establecida con sujeción a que el Estado miembro que la propuso y acogió siga contribuyendo a su financiación.
9) Las decisiones del CAGP deberán reflejarse en sus Conclusiones y Decisiones. Los costos en que incurra la HCCH para la continuación del funcionamiento solo podrán ser aprobados por el CRD.
[1] Estas Reglas fueron redactadas por un Grupo de Trabajo y posteriormente aprobadas por los Miembros durante el CAGP de 2020. Entraron en vigor el 6 de marzo de 2020.